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Um einen elektronischen Marktplatz wie die Gebrauchtmaschinen Börse MachineStock optimal nutzen und betreiben zu können, ist eine einheitliche Erfassung der gebrauchten Maschinen und Anlagen mit normierten Formaten entscheidend. Die Erfassung basiert dabei meist auf komplexen Maschinen- und Herstellerdaten. Um aber einen einfachen Datenaustausch zwischen Händlern und Kunden zu ermöglichen, muss die Maschinenverwaltung über ein möglichst weitverbreitetes und akzeptiertes Klassifikationssystem mit einheitlich festgelegten Formaten verfügen.
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Aufgabe der Maschinenverwaltung ist es, den Handel mit gebrauchten Maschinen zu unterstützen. Dazu müssen in dem Verwaltungssystem zunächst die Maschinen klassifiziert und in geeignete Kategorien eingeordnet werden. Mögliche Klassifikationsmerkmale, die vor allem für die Käufer von Interesse sind, stellen dabei Hersteller, Maschinenart, Bauformen und Einsatzmöglichkeiten, technische Daten, Betriebszeit oder Angaben über die Steuerung dar. Daneben muss die Maschinenverwaltung die Korrelation zwischen Angebot und Suchanfrage optimal gewährleisten. So sollte das Maschinenverwaltungssystem beispielsweise bei Anfragen nach Maschinen mit einer Betriebszeit von 30 Monaten auch Angebote von Maschinen mit Betriebszeiten zwischen 25 und 35 Monaten anbieten. Darüber hinaus ist für Händler die Funktion sinnvoll, Daten nicht nur manuell eingeben zu können, sondern diese auch über eine entsprechende Schnittstelle zwischen dem eigenen System und der Maschinenverwaltung der B2B-Plattform austauschen zu können.
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Neben der allgemeinen Klassifikation der Gebrauchtmaschinen anhand von verschiedenen technischen Details und Bildern, die eine Suche sowohl nach Herstellern, genauen Maschinenbezeichnungen oder in Maschinenkategorien erlaubt, kann die Maschinenverwaltung auch zur Buchhaltung sowie zur Datenverwaltung genutzt werden. Angeschlossene Händler können dann über Datenimporte und Exporte sowohl sämtliche maschinenbezogenen Kosten als auch Aufträgen, Rechnungen, Mahnungen oder Kundenanfragen optimal verwalten.
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